Регистрация участников мероприятия самостоятельно
Регистрация это первое, с чем сталкивается гость, и единственное место, где вы точно узнаете, сколько человек дошло. Здесь же чаще всего образуется очередь, которую потом вспоминают дольше, чем программу.
Разберём, как провести регистрацию своими силами.
Пять шагов
-
Решите, что вам нужно от данных
Список для охраны, база для рассылки после мероприятия или разделение потоков по залам. От ответа зависит, какие поля спрашивать: лишние поля снижают число заполнивших форму.
-
Соберите анкету
Имя, компания, контакт и то, что действительно нужно. Каждое дополнительное поле стоит вам части регистраций, поэтому спрашивать «на всякий случай» дорого.
-
Подготовьте бейджи
Имя крупно, компания мельче. Спикерам и организаторам печатают заранее, остальным лучше печатать на площадке: списки меняются до последнего дня.
-
Организуйте стойку
Одна точка регистрации обслуживает примерно сто человек в час. Если гостей больше, нужны параллельные стойки, иначе очередь дойдёт до улицы.
-
Поставьте человека на вопросы
Отдельный сотрудник, не занятый выдачей бейджей, отвечает где гардероб, где зал и что делать тем, кто не регистрировался. Иначе очередь встаёт на каждом вопросе.
Сколько стоек нужно
Это единственный расчёт, который стоит сделать заранее, потому что исправить его в день мероприятия нельзя.
Что обычно забывают
Проверьте до начала
- Запас бейджей и расходников: часть гостей придёт без регистрации.
- Электричество и удлинители на стойке, розетка редко оказывается там, где нужно.
- Резервный ноутбук или телефон со списком на случай отказа техники.
- Список на бумаге: если интернет на площадке пропал, регистрация не должна вставать.
- Отдельная стойка для спикеров и прессы, они не должны стоять в общей очереди.
Когда проще отдать на сторону
Своими силами регистрация делается спокойно примерно до двухсот гостей. Дальше начинают решать мелочи: скорость печати, разделение потоков, замена сломавшегося принтера в середине заезда, персонал, который умеет держать очередь.
Мы берём регистрацию на себя целиком: стойки, оборудование, печать бейджей и людей, которые с этим работают каждую неделю. Оставьте заявку на расчёт сметы, посчитаем под ваше число гостей.
